Великолепетиський районний суд Херсонської області розташований за адресою: Херсонська область, Великолепетиський район, смт. Велика Лепетиха, вул. Чкалова, 7а, електронна адреса: inbox@vpt.ks.court.gov.ua
Організаційне керівництво діяльності Великолепетиського районного суду Херсонської області здійснює голова.
Організація та контроль за веденням діловодства в суді здійснюється керівником апарату Великолепетиського районного суду Артеменко Т.І.
Штатним розписом Великолепетиського районного суду Херсонської області, станом на 31 липня 2020 року передбачено 17 штатних посад, з них: 3 судді, 14 працівників апарату. Фактично працюючих-17 чоловік, із них: 3 судді, 11 державних службовців, 3 помічника суддів (патронатна служба). Станом на звітну дату в суді вакантні посади відсутні.
У Великолепетиському районному суді Херсонської області облік використання і зберігання печаток, штампів здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814 (далі – Інструкція з діловодства)
Відповідно до п. 5 розділу ХІІ Інструкції гербова печатка суду за розпорядженням голови суду зберігається у керівника апарату суду або іншого уповноваженого ним працівника. Наказом керівника апарату суду визначаються відповідальні працівники за зберігання печаток та штампів суду.
У Великолепетиському районному суді відповідальною особою за зберігання та використання печаток та штампів визначено старшого секретаря суду Кацика Л.А.
У наявності на момент перевірки є наступні печатки та штампи:
Зазначені штампи обліковані у інвентаризаційних відомостях та мають інвентарні номери.
Заведено журнал обліку печаток та штампів суду. У журналі обліковано всі печатки та штампи. Облік у журналі здійснюється старшим секретарем суду
Кацика Л.А.
Штампи і печатки зберігаються у приміщенні канцелярії у металевій шафі, що замикається на ключ, ключ зберігається у старшого секретаря суду Кацика Л.А.
Відповідно до п. 6 розділу ХІІ Інструкції відбитком гербової печатки суду засвідчуються:
Випадків проставляння штампів та печаток на документах, які не повинні містити їх відбитки, не виявлено.
З метою забезпечення вимог Закону України «Про доступ до судових рішень» (зі змінами) та Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.04.2018 № 1200/0/15-18 Великолепетиський районний суд Херсонської області забезпечений ключами електронного цифрового підпису для суддів та відповідальних осіб, наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень здійснюється своєчасно. Надсилання копій судових рішень до ЄДРСР здійснюється автоматично, що підтверджується статистичними даними. Головним спеціалістом з інформаційних технологій щомісячно подається звіт до ТУ ДСА України в Херсонській області щодо кількості судових рішень відправлених до Єдиного державного реєстру судових рішень. Так, згідно з витягу програми КП Д-3 за звітній період Великолепетиським районним судом Херсонської області направлено 450 копій судових рішень.
Відповідно до наказу голови Великолепетиського районного суду Херсонської області та до посадової інструкції встановлено відповідального, а саме заступника керівника апарату суду Савицьку О.О., за наповнення та постійне оновлення на веб-сторінці суду. Вся інформація, що стосується діяльності Великолепетиського районного суду Херсонської області розміщена на офіційному сайті. На веб-сторінці розміщено: інформація про роботу суду; графік прийому громадян; інформація про список осіб, відповідальних за забезпечення доступу до інформації з зазначенням контактних телефонів; судовий збір та реквізити рахунків для зарахування коштів; список справ призначених до розгляду; оголошення про виклик до суду; список апеляційних скарг; список автоматично розподілених судових справ; зразки заяв; статистичні звіти, а також наведена інша інформація, необхідна для звернення до суду. Всі із вище перерахованих розділів в повному обсязі наповненні інформаційними матеріалами, які на момент складання цієї довідки не втратили своєї актуальності та відповідають дійсності. Для підготовки усіх інформаційних матеріалів використана проста, зрозуміла для громадян мова. Всі інформаційні матеріали за своїми якісними показниками, в тому числі й змістовністю, відповідають сьогоденним потребам громадян. Інформаційні матеріали є доступними та зрозумілими для широкого загалу користувачів. Окрім цього розміщується інформація про порядок функціонування у суді системи «електронний суд», яка надає можливість отримувати копії процесуальних рішень по справам через електронну скриньку учасника судового процесу.
У холі суду розміщений стенд, на якому знаходиться інформація, необхідна для населення, щоденно вивішуються списки справ, які розглядаються суддями, банківські реквізити для перерахування коштів по судовому збору, графік прийому громадян, зразки заяв, інша інформація.
Планування роботи Великолепетиського районного суду Херсонської області і контроль за своєчасним і якісним виконанням запланованих заходів обов’язок керівника апарату Великолепетиського районного суду. Так, плани роботи суду складаються двічі на рік, погоджуються з керівником апарату та затверджуються головою суду. Вони містять відомості про характер заходів, їх виконавців, строки виконання та відмітку про виконання. Поряд з цим, у Великолепетиському районному судді Херсонської області головою суду, керівником апарату та заступником керівника апарату суду проводяться збори працівників апарату, на яких, крім іншого, обговорюються результати перевірок з питань діловодства в суді, приймаються пропозиції щодо покращення роботи в цьому напрямку. Також періодично проводяться збори суддів та проводяться оперативні наради суддів на яких всебічно розглядається питання покращення ефективності роботи, аналізу стану здійснення судочинства, підведення підсумків роботи суду, застосування в роботі рішень Європейського суду з прав людини та обговорення судової практики.
Номенклатура справ суду на 2020 рік розроблена у відповідності «Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом ДСА України від 07.12.2017 року № 1087 та «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року № 578/5. Наряди із судовою документацією ведуться охайно, відповідають порядку ведення загального діловодства в суді та номенклатурі справ суду. Номенклатура справ складена у відповідності з нормативними документами, охоплює всі напрямки організаційної діяльності суду.
Організацією діловодства в суді та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами забезпечує керівник апарату суду Артеменко Т.І., яка забезпечує також організованість у роботі працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат, щодо організаційного забезпечення діяльності районного суду. Діловодство у Великолепетиському районному суді Херсонської області ведеться державною мовою.
В своїй роботі працівники апарату суду керуються:
- Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах;
- Положення про автоматизовану систему документообігу суду;
- Інструкцією щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд
апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів;
-Інструкцією щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом
розглянуто кримінальну справу;
завданої злочином та, іншими нормативно-правовими актами.
З метою забезпечення рівномірного навантаження на апарат канцелярії, у суді за кожну категорію справ закріплена одна особа. Так, за облік реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції відповідає секретар суду Троцан Т.О., за первинний облік, контроль та виконання кримінальних проваджень (справ) відповідає секретар суду Боровик М.В., за облік, контроль та виконання цивільних справ і справ адміністративного судочинства – старший секретар суду Кацика Л.А., а за справи про адміністративне правопорушення відповідає судовий розпорядник Рокоман В.В.
Відповідно до Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, облік та контроль документів (справ, матеріалів чи проваджень) здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (АСДС). Реєстрація в АСДС здійснюється відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів №25 від 02.04.2015 року.
Під час приймання кореспонденції перевіряється цілісність конвертів або пакетів, відповідність їх адресування. Після відкриття конверта (пакета) перевіряється фактична наявність документів і додатків до них, звіряються номери документів з номерами, що вказані на конверті, перевіряється цілісність прошитих і опечатаних документів. Конверт додається до документів. У разі відсутності або пошкодження документа, що унеможливлює використанню його за призначенням, складається акт у двох примірниках, який підписують працівники канцелярії. Один примірник акта додається до вхідних документів, другий надсилається відправникові. Приймання кореспонденції від особи здійснюється лише після пред’явлення нею документа, що посвідчує особу. У разі подання документа від іншої особи, його прийняттям працівником апарату суду здійснюється після перевірки повноважень особи, що звернулася з приводу подачі документа, на представництво особи, від імені якої такий документ подається. У разу непред’явлення таких документів або пред’явлення, таких, що не оформлені відповідно до вимог чинного законодавства, кореспонденція не приймається. Конверти (пакети) з відміткою «Особисто» передаються адресатам без відкривання.
Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції у суді здійснюється за допомогою комп'ютерної програми «Д-3». Вся кореспонденція в тому числі документи, надіслані електронною поштою та судові справи, які надходять до суду, реєструються в автоматизованій системі в день їх надходження в програмі КП«Д-З». Реєстраційні журнали виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп’ютерного діловодства суду. Реєстраційний штамп суду проставляється у правому нижньому куту де зазначається дата, реєстраційний номер, згідно реєстраційної картки вхідного документа та ставиться підпис особи відповідальної за реєстрацію вхідної кореспонденції. До реєстраційної картки в автоматизованій системі документообігу суду вносяться відомості про особу, від якої надійшов документ (матеріал, справа), дата і вихідний номер документа, дата реєстрації у суді та вхідний реєстраційний номер, короткий зміст документа, які відображаються у журналі реєстрації вхідної кореспонденції (реєстру вхідних документів). Всі контрольні журнали прошиті пронумеровані та скріплені підписом керівника апарату і печаткою. Документи, що надійшли до суду, реєструються і передаються керівництву для розгляду в день їх надходження. Документи з позначкою «Терміново» передаються протягом однієї години з моменту їх отримання. Так, до суду за перше півріччя 2020 року зареєстровано 3030 вхідної кореспонденції та - 7037 вихідної кореспонденції.
Таким чином, первинний облік справ та матеріалів у Великолепетиському районному суді Херсонської області здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України.
Після проведення реєстрації, справи (провадження) та матеріали передаються відповідальній особі для заведення в обліково статистичні картки та проведення автоматизованого розподілу їх між суддями згідно їх функціональних обов’язків, потім передаються судді для розгляду під підпис у загальному реєстрі судових справ на кожного суддю у порядку визначеному в суді.
Загалом формування і оформлення судових справ після розгляду здійснюють секретарі судового засідання, всі документи судової справи (матеріали кримінального провадження) формуються належним чином згідно вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України: формується та заповнюється відповідна обкладинка з оформленням її реквізитів, а саме: найменування суду, єдиний унікальний номер справи та номер провадження відповідно до даних АСДС, номер тому, прізвище, ім’я по батькові кожної з осіб та дата надходження справи до суду, підшивають справу нитками через чотири (для документів формату А-4) або два (для документів формату А-5) проколів голкою. Всі документи формуються у хронологічному порядку їх надходження до суду чи формування в суді. Справи (матеріали кримінального провадження) з великою кількість документів формуються в окремі томи, кожен з них має власну нумерацію аркушів і власний опис з кількістю аркушів не більше 250. Аркуші у справах (матеріалах кримінального провадження) нумеруються з дотриманням відповідних правил, зокрема аркуші у справі (матеріалах кримінального провадження) нумеруються арабським цифрами у верхньому правому куті, не торкаючись тексту, м’яким простим графічним олівцем, фотокартки та інші ілюстративні документи нумеруються на їх зворотному боці у верхньому лівому куті та робиться їх відповідний опис за встановленою формою, який засвідчується відповідним працівником апарату суду, який оформляє справу (матеріали кримінального провадження).
Фіксування судового процесу (судового засідання) за допомогою технічних засобів здійснюється відповідно до інструкції про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судове засідання) затвердженої наказом ДСА України від 20.09.2012 року №108 (зі змінами), Інструкції про порядок роботи з технічними засобами відеозапису ходу і результатів процесуальних дій, проведених у режимі відеоконференцій під час судового засідання (кримінального провадження), затвердженої наказом ДСА України від 15.11.2012 №155. Загалом організація судового процесу здійснюється на належному рівні. Секретарями судового засідання, зокрема, Погорілою О.С., Шишка Н.М., Філімоненко Т.С. всі судові процеси фіксуються звукозаписувальними технічними засобам «Акорд» та «Камертон», ведуться журнали судового засідання.
В ході вибіркової перевірки звернення до виконання судових рішень у Великолепетиському районному суді Херсонської області встановлено що звернення судових рішень до виконання здійснюються відповідно до порядку та в строки встановлені відповідно до вимог процесуального законодавства, Кримінально - виконавчого кодексу України, з урахуванням положень Закону України "Про виконавче провадження", ЦПК України, КПК України, Кодексу адміністративного судочинства України, а також інших нормативно - правових актів. Відповідальними за дану ділянку роботи є старший секретар суду Кацика Л.А., секретарі суду Боровик М.В., Троцан Т.О. та судовий розпорядник Рокоман В.В. Під час перевірки зверталась увага на своєчасність направлення копій рішень та ухвал суду учасникам справ, дотримання порядку видачі виконавчих листів стягувачам та своєчасність їх надсилання, дотримання порядку звернення до виконання судових наказів і рішень суду.
За результатами вибіркової перевірки з питань своєчасного звернення до виконання судових рішень порушень та недоліків в роботі відповідальних осіб виявлено не було, судові рішення звертаються до виконання вчасно.
Статистичні звіти у Великолепетиському районному суді Херсонської області складаються на основі документів первинного обліку, ведення яких здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.
Статистичні звіти формуються в автоматичному режимі автоматизованою системою документообігу суду та направляються вчасно згідно графіку передбачених ТУ ДСА України в Херсонській області за допомогою КП «Д-3». В разі надходження змін та оновлень до програми «Д-3», останні вивчаються, опрацьовуються та враховуються в роботі, з відповідальними працівниками за складання звітів постійно проводяться роз’яснення, семінарські та практичні заняття. В зазначеній програмі за шість місяців 2020 року автоматично сформовано звіти:
Контроль за дотриманням працівниками апарату суду виконавської дисципліни та вимог «Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України», щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату суду. У випадку виявлення порушень неналежного виконання посадових обов’язків проводяться службові перевірки, витребовуються пояснення, винних осіб притягуються до дисциплінарної відповідальності.
За інформаційно-технічне забезпечення суду відповідає головний спеціаліст з інформаційних технологій Тищенко А.В. В процесі роботи організовує впровадження в роботі суду комп’ютерних технологій: встановлення комп’ютерного обладнання, комплексів технічної фіксації судового процесу, запровадження комп’ютерних програм статистично звітності, автоматизованої системи електронного документообігу, створення локальної комп’ютерної мережі, стежить за станом надходження вхідної та відправлення вихідної кореспонденції;
У штаті Великолепетиського районного суду Херсонської області посада архіваріуса відсутня, тому відповідно до посадових обов’язків архівною роботою у суду займається судовий розпорядник Рокоман В.В.
Архівна робота Великолепетиського районного суду Херсонської області ведеться у відповідності до Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України 15.12.2011 року №168 (зі змінами) та згідно Переліку судових справі і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженого наказом ДСА України 07.12.2017 року №1087.
Після прийняття судових справ на зберігання їм присвоюється архівний номер в порядку передачі справи до архіву. Обліково-статистичні картки повністю відмічені: проставлено дату передачі справи до архіву, присвоєно архівний номер справі.
Судовим розпорядником Рокоман В.В. обліковується порядок видачі судових справ для ознайомлення сторонам по справі або працівникам суду, про що робляться відмітки у відповідному журналі, який пронумерований, прошитий та скріплений відбитком гербової печатки. За результатами перевірки судові справи, які видавалися для ознайомлення, повернуті до архіву суду під підпис.
Головним спеціалістом з питань персоналу суду забезпечується ведення табелю обліку робочого часу суддів у автоматизованій системі документообігу суду комп’ютерній програмі «Д-З», де відображуються робочі та вихідні дні суддів, для унеможливлення розподілу справ суддям, які перебувають на лікарняному, у відпустці, у відрядженні, тощо. Кожного місяця наказом голови суду затверджується графік чергування слідчих суддів у вихідні та святкові дні наступного місяця. У випадку надходження до суду справ у вихідні та святкові дні відповідні дані вносяться до табелю обліку робочого часу суддів у КП «Д-З». Робота з кадрами здійснюється відповідно до принципів державної кадрової політики і нормативно-правових актів. Ведення кадрового діловодства у суді забезпечує головний спеціаліст з питань персоналу на підставі Положення про службу управління персоналом суду та затвердженого плану роботи суду.
Відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців та Порядку ведення та зберігання особових справ суддів головний спеціаліст з питань персоналу здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком, зберіганням і впорядкуванням особових справ суддів та працівників апарату суду. Вчасно та систематично наповнюються необхідною інформацією особові справи, забезпечено їхнє зберігання в шафі-сейф та облік у книзі обліку руху особових справ суддів та книзі обліку руху особових справ працівників апарату суду. Особлива увага приділяється питанню опрацювання документів з грифом «Для службового користування» «Літер «М». Такі документи знаходяться у користуванні головного спеціаліста з питань персоналу Сєніної І.М. Остання є працівником апарату суду, якому згідно наказу Великолепетиського районного суду Херсонської області доручено опрацьовувати та розмножувати документи з мобілізаційних питань та такі, що містять службову інформацію з відмітками «Літер «М». Вона здійснює облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками «Літер «М». Вхідна кореспонденція з грифом “Для службового користування” «Літер «М» реєструється старшим секретарем суду Кацика Л.А. виключно вручну у журналі реєстрації вхідних документів з грифом “Для службового користування”, який зберігається належним чином у сейфі, доступ до якого інші особи не мають. Вихідна кореспонденція реєструється головним спеціалістом з питань персоналу виключно вручну у журналі реєстрації вхідних документів з грифом “Для службового користування”, який зберігається належним чином у сейфі. У випадку розмноження документів з грифом “Для службового користування” «Літер «М», кількість екземплярів зазначається в нижній частині зворотного боку супровідного листа та у Журналі вихідних документів з грифом “Для службового користування”.
Надсилання документів з грифом “Для службового користування” до інших установ здійснюється вручну або рекомендованим поштовим відправленням. У випадку надсилання таких документів поштою, на конверті проставляється відмітка «ДСК» «Літер «М» та зазначається реєстраційний індекс вкладених документів. Документи з мобілізаційних питань в одному конверті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не направляються.
Документи з мобілізаційних питань зберігаються окремо від інших документів, в папці, на обгортці якої зазначено прізвище відповідальної особи, наявний внутрішній опис документів. Папка зберігається в сейфі, що розташований у кабінеті головного спеціаліста з питань персоналу, доступ до сейфу сторонні особи не мають.
Значна увага у Великолепетиському районному суді приділяється ознайомленню працівників та суддів зі змінами в чинному законодавстві. В зв’язку з чим головний спеціаліст з питань персоналу Сєніна І.М. постійно доводить до відома працівників апарату суду та суддів про зміни, які відбулися в законодавстві з посиланням на джерело їх офіційного опублікування також здійснюється робота по внесенню змін до контрольних кодексів.
На підставі перевірки стану діловодства у Великолепетиському районному суді Херсонської області за період з 01.01.2020 року по 31.07.2020 року, можна дійти висновку, що у цілому, суд працює з додержанням вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України з ведення судового діловодства, обліково-статистичної та архівної роботи. Головою суду та керівником апарату суду в зазначених напрямках здійснюється ефективне керівництво, канцелярія працює налагоджено, працівники апарату суду в повному обсязі та чітко виконують свої посадові обов’язки.
В.о. керівника апарату суду О.О. Савицька
_03_03.png)
